… weil sie nicht mit einem Ziel verbunden

In diesem Post geht es darum, wie Sie die Meetingdauer anhand der Agenda-Punkte korrekt bestimmen. (Vielleicht erinnern Sie sich auch an das Gedicht von Wilhelm Busch „Musik wird störend oft empfunden, weil sie mit Geräusch verbunden“, das als Vorlage für unsere Überschrift diente.)

Das Ziel und die Zeit vor Augen halten: In Ruhe und Konzentration durch das Meeting steuern

Das richtige Timing ist keine einfache Angelegenheit. Setzt man die Dauer zu gering an, kommt nach den ersten Punkten direkt Nervosität bei Vortragenden auf, ob ihr Thema denn überhaupt noch drankommen werde. Keine gute Basis, um ein Meetingziel mit aller Konzentration zu erreichen. Setzt man es zu lange an, läuft man Gefahr, Themen zu breit auszuwalzen. Dann ist oft, um mit Karl Valentin zu sprechen, alles gesagt, aber nicht von allen. Auch das bringt Unruhe auf und stört die Konzentration.

Entsprechend der Agenda die Dauer bestimmen

Beim Ansatz der Dauer eines Meetings helfen der einladenden Person die

Regel Nr. 1: Alle Meetings haben eine aktuelle Agenda
Regel Nr. 2: Das definierte Ziel des Meetings wird in der Einladung klar benannt

Schreibt die einladende Person die Agenda und benennt das Ziel für das Meeting, erstellt sie nach bester Erfahrung – am besten direkt hinter jedem Agenda-Punkt – einen Zeitvorschlag in Minuten:

1. Kurzer Abriss der aktuellen Situation (3 min)
2. Lösungsvorschlag von Frau Z (10 min)
3. Lösungsvorschlag von Herrn Y (10 min)
4. Diskussion (15 min)
5. Entscheidung (2 min)
6. Nächste Schritte (5 min)

So wird die Meetingdauer anhand der Agenda-Punkte korrekt bestimmt – auf der Grundlage erfahrungsbasierter Schätzungen. Darüber hinaus können Teilnehmende so aus der Agenda ersehen, ob der Zeitansatz für sie wohlbemessen ist. Bei Korrekturbedarf treten sie mit der einladenden Person in Kontakt. Sprechenden Personen kann geholfen werden. Wir meinen, das ist für alle Meeting-Teilnehmer enorm hilfreich. Aus diesem Grund nehmen wir uns die Zeit, Ihnen unsere Regel für den richtigen Zeitansatz eines Meetings vorzustellen.

Regel Nr. 4: Die Dauer eines Meetings richtet sich immer nach der (geschätzten) Dauer der Agenda-Punkte

Finden Sie persönlich die Klarheit über Ziel, Agendapunkte und Zeitansatz in einer Meetingeinladung hilfreich und sinnvoll? Haben Sie zu einer einladenden Person Kontakt aufgenommen und den Zeitansatz für Ihren Beitrag geändert?

Die Schilderung Ihrer Erfahrungen wird dazu beitragen, dass Kolleginnen und Kollegen ihre eigene Situation besser verstehen. Eine neue Perspektive erweitert die Wahrnehmung.

Durch Ihr Feedback werden die Erkenntnisse über Meetings lebendiger und oft nachvollziehbarer! Wir freuen uns, von Ihnen zu lesen!