Ist die Einhaltung von einfachen Regeln ein Boost für Meetings?

In diesem Post wollen wir berichten, was die Einhaltung der einfachen Regeln für Meetings dem Unternehmen und dem Team gebracht hat. Diese sind nach unserer Erfahrung ein Boost für die effiziente Durchführung von Meetings!

Was bringt die Einhaltung von Meeting-Regeln?

4 kurze und einfache Regeln hatten wir in den vorigen Posts vorgestellt – eine weitere, die letzte Regel, steht noch aus. In dieser Regel wird es um das Thema Protokoll und Nächste Schritte gehen. Haben die 4 Regeln etwas gebracht?

Zur Erinnerung an unser Szenario: Dr. A. hatte wegen der zu vielen und oft ergebnislosen Meetings in einem Gespräch geschlussfolgert: Es bleibt kaum Zeit, um neue Aufgaben wie Akquisition von Unternehmen, IT-Migration, Netztrennung durch sein Team bearbeiten zu lassen. Zugleich kam für Dr. A. eine Zurückweisung der Aufgaben nicht in Frage. Aus diesem Grund schlug ich als Lösung vor, mit einfachen Maßnahmen die Anzahl und Dauer der Meetings deutlich zu reduzieren und deren Effektivität zu erhöhen. Hat das geklappt, konnte ich mein Wort halten? Ja, die Maßnahmen haben gegriffen, wir haben – mit aktiver Unterstützung durch das Team – folgende Regeln wirksam eingeführt:

Regel Nr. 1: Alle Meetings haben eine aktuelle Agenda
Regel Nr. 2: Das definierte Ziel des Meetings wird in der Einladung klar benannt
Regel Nr. 3: Alle Teilnehmenden tragen aktiv vor oder prüfen diese Informationen bereits im Meeting
Regel Nr. 4: Die Dauer eines Meetings richtet sich immer nach der (geschätzten) Dauer der Agenda-Punkte

Die klaren Vorgaben für Meetings haben Folgendes verbessert:

Eingeladene Personen entnehmen der Einladung Agenda und Ziel des Meetings.
Sie entscheiden, ob und warum das Meeting für sie und ihre Arbeit von Belang ist.
Sie nehmen aktiv am Meeting teil.
Der Austausch wird zielgerichtet geführt und aktiv moderiert.

Die Anzahl der Meetings reduzierte sich um mehr als 50 Prozent.
Die Dauer der Meetings wurde oft deutlich verkürzt.

Wie sehen Sie die Fortschritte und die erfreulichen Ergebnisse durch die – teamgestützte – Einführung von Meeting-Regeln?

Morgen werden wir die fünfte und letzte Meeting-Regel erläutern. Dabei geht es um die Mitschrift des Meetings, das Protokoll, und die vereinbarten nächsten Schritte.

Schreiben Sie uns, was Sie bei Meetings als problematisch erleben und was Sie gern verbessern möchten.