… der bleibt – im Zentrum der Aktivitätssteuerung (und hat immer ein Alibi)

In diesem Post erläutern wir, wie nützlich es ist, nach jedem Meeting ein Protokoll zu erstellen und die nächsten Schritte im Projekt aufzuschreiben.

Wo waren Sie vor drei Tagen am Abend um 20:45 Uhr?

In fast jedem Krimi fragt der Kommissar Verdächtige nach Ihrem Alibi. Passiert Ihnen das auch manchmal, dass Sie nicht genau wissen, wo Sie wann „genau“ waren? Das ist dann ein „Fressen“ für den Kommissar und – um auf das betriebliche Umfeld zurückzukommen – in Bezug auf die nicht klare Schilderung von Meeting-Ergebnissen für die Teamleads oder gar die Geschäftsführung. „Warte mal, wenn ich mich recht erinnere, haben wir das und dies geklärt und jenes beschlossen. Oder war das am Tag davor oder danach?“ Solche Antworten können Karriere-Sprungbretter sein, mit denen man allerdings ungewollt mehr als gewünscht weit hinfort springen kann.

Leistung der Teilnehmenden wertschätzen und reflektieren

Effektiver ist es, die Leistung der Meeting-Teilnehmenden wertzuschätzen und kurz zu protokollieren, was im Meeting wichtig war. Auch hier liegt die Qualität in der Präzision.

Welches Thema wurde mit welchem Ziel besprochen?
Wann hat das Meeting stattgefunden?
Wer hat teilgenommen?
Was waren die Ergebnisse?
Was sind die nächsten Schritte?
Wird ein Folgetermin stattfinden?
Wer lädt dazu ein?

Haben Sie ein solch strukturiertes Protokoll nach dem Meeting in aller Kürze aufgeschrieben und zum Gegencheck an die Teilnehmenden gesandt, kann der Kommissar oder doch eher die Geschäftsführung gerne kommen und Fragen stellen. Und das Beste ist, auch noch nach Wochen und zahlreichen weiteren Meetings können Sie weiterhin eindeutige und abgestimmte Antworten geben. Probieren Sie das einmal ohne Protokoll als Gedächtnisstütze aus im hektischen Tagesgeschäft.

Das Protokoll muss stimmen und nicht „schön“ geschrieben sein

Daher lautet unsere

Regel Nr. 5: Für jedes Meeting werden die Ergebnisse und die nächsten Schritte protokolliert

Angenehm ist auch, dass viele Eingaben im Protokoll per Copy-Funktion aus der Einladung übernommen werden können.

Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Schreiben von Protokollen gemacht?

Im nächsten Post gehen wir auf die Möglichkeit ein, mit KI-Unterstützung Protokolle erstellen zu lassen und fragen Sie und uns, ob das eine „kluge“ Idee ist.