Was bringen Regeln für Meetings?

In diesem Post gehen wir anhand unseres Praxisbeispiels auf die Frage ein: „Was bringen Regeln für Meetings?“.

In unserem Szenario der vorangegangenen Posts ging es um Projektaufgaben wie IT-Migration und Netztrennung sowie die Akquisition von Unternehmen und damit verbunden um Change-Prozesse und Unternehmens-Reorganisation. Der Abteilungsleiter des Unternehmens, Dr. A., sah für sein Team zunächst keine Möglichkeit, mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen die vorgegebenen Ziele erreichen zu können. Seine Beobachtung: Zu viele Meetings, die zu viel Zeit verbrauchen. Diese Beobachtung wurde von den Team-Mitgliedern geteilt, auch sie klagten über „sinnlose“ Meetings! Wir schlugen zur Lösung vor, zusammen mit dem Team Meeting-Regeln einzuführen.

Was bringen Regeln für Meetings?

Zusammen mit engagierten Mitarbeitenden aus seinem Team haben wir 5 einfache Regeln aufgestellt und eingeführt. Die  7 wichtigsten Ergebnisse dieser Umsetzung durch und für das Team:

1. Die Anzahl der Meetings konnte dauerhaft um 50 % gegenüber der ursprünglichen Anzahl gesenkt werden (Tendenz weiter abnehmend).
2. Die Zahl der je Meeting geladenen Teilnehmenden wurde deutlich gesenkt. Begründete Absagen werden nun als gute und zielführende Reaktion verstanden.
3. Die Themen eines Meetings sind um ein Vielfaches strukturierter und lassen dadurch die Meeting-Ziele viel besser erreichen.
4. Die Moderation der Meetings ist durch die zuvor erfolgte Kommunikation von Zielsetzung und Agenda signifikant effizienter geworden.
5. Die aktive Beteiligung der Teilnehmenden ist gefordert und auch dies führt  durch mehr Engagement zu mehr Effizienz.
6. Die Ergebnisse werden schriftlich festgehalten und getrackt und dienen auf diese Weise als ein relevanter Input für das Wissensmanagement im Unternehmen.
7. Die Zufriedenheit im Team ist anerkanntermaßen größer geworden, weil
   a) je Person mehr Arbeitszeit wieder „frei“ ist;
   b) jedes besuchte Meeting immer direkt und bedeutungsvoll mit der Arbeit der teilnehmenden Person verbunden ist. Alle Teilnehmenden haben – im wahren Sinn des Wortes – etwas zu sagen.  

Kurzes Fazit zur praktischen Umsetzung von Regeln für Meetings:

Dr. A. ist mit der Entwicklung und den Ergebnissen sehr zufrieden und offenkundig das Team auch.
Wir denken, das sind gute Ergebnisse, die sich sehen lassen können.

Was halten Sie von Regeln für Meetings?

Am morgigen Freitag erscheinen alle Beiträge zu den Meetings  gesammelt in einem PDF, das Sie sich gerne herunterladen können.

Schreiben Sie uns, was Sie an Meetings verändern möchten. Wir sind gespannt!