Regel Nr. 2: Das definierte Ziel des Meetings wird in der Einladung klar benannt.

Meetings sind Arbeitstreffen und jede Arbeit hat ein Ziel …

… und erfolgt nach professionellen Regeln!

Regeln schrittweise einführen

Die im vorigen Post vorgestellte Regel Nr. 1: „Alle Meetings haben eine aktuelle Agenda“ wurde schrittweise eingeführt. Dr. A. fragte sein Team, wer Lust habe, an der Verbesserung der Meetings aktiv mitzuwirken. Denn dem erfahrenen Abteilungsleiter war bewusst, dass Regeln von den Mitarbeitenden dann tatsächlich angenommen werden, wenn sie

etwas im Arbeitsalltag verbessern,
bedacht eingeführt und somit gut verstanden werden.

Feedback auswerten

Zwei Mitarbeitende meldeten sich sofort. „Wir möchten die Meetings besser und nützlicher durchführen. Was schlagen Sie vor, Herr Fey, was können wir noch zusätzlich ändern“, fragten sie. „Eine Agenda steckt den Rahmen ab, was in einem einzelnen Meeting oder einer Meetingreihe besprochen werden soll. In einem Meeting, das an einem bestimmten Tag, zu einer bestimmten Uhrzeit vor Ort, virtuell oder hybrid stattfindet, gibt die einladende Person ein bestimmtes, konkretes Ziel vor.“

Zielvorgaben für Meetings haben lenkenden Charakter

Meetings helfen, die übergreifenden Ziele und Vorgaben der Abteilung zu erreichen. Daher stehen Meetings und deren Ziele immer im Zusammenhang mit der Abteilung und dem Unternehmen. Zielvorgaben für einzelne Meetings lauten bspw. konkret:

Heute wird der Status der Umsetzung der Maßnahme a bis c bis zum Datum [ ] abgefragt.
Heute werden Vorschläge für Kostensenkungen initial vorgestellt und diskutiert.
Heute wird ein bestimmter Vorschlag für eine Produktinnovation abschließend diskutiert.

So vorbereitet, fokussieren sich Teilnehmende vor dem Termin auf das Ziel und entnehmen der Agenda wie das Ziel erreicht werden soll. Daher können Sie das Meeting mental durchgehen, etwa wie Rennfahrer zu Fuß eine Rennstrecke abgehen, und dadurch planen, welcher Beitrag sie direkt betreffen wird und was sie selbst beitragen wollen. Kurz: Sie planen ihre eigenen Ziele und dies ist für den Erfolg eines Meetings entscheidend.

Regel Nr. 2: Das definierte Ziel des Meetings wird in der Einladung klar benannt.

Welche Erfahrung haben Sie in Meetings gemacht? Konnten Sie in jedem Meeting das definierte Ziel erkennen? Haben Sie Möglichkeiten erkannt, um durch kleine Änderungen der Art wie wir im Unternehmen kommunizieren, die Mitarbeitenden zu entlasten und auf diese Weise rasch dazu beitragen können, Zeit, Kosten, Ressourcen zu sparen, Frust zu senken und das Engagement zu erhöhen.