… und machen viel Arbeit!

In diesem Beitrag finden Sie Überlegungen zu Meetings, die helfen können bei Problemlösungen, gleichzeitig auch Zeitfresser sein und Teilnehmer frustrieren können.

Abteilungsleiter und Teamleads haben es erfahren: Die Anforderungen an die Leistung der Teams und der einzelnen Mitarbeitenden werden gesteigert, die Personalressourcen bleiben bestenfalls gleich oder werden (massiv) reduziert. Die Unternehmen müssen auf den Druck reagieren, die durch die Megatrends erzeugt werden: Die Märkte werden enger, die Produkt- oder Produktionsinnovationen erfolgen schneller, die Erlöse sinken.

Zahl der Meetings und der damit verbundene Zeitverbrauch ist zu hoch

Das alles sind Entwicklungen, die – auch – die Mitarbeitenden verunsichern können und auf die die Teamleads reagieren müssen. Oft werden – zunehmend virtuelle – Meetings einberufen, um die Teamzusammenarbeit zu stärken. Mitunter sind es zu viele zeitraubende Meetings. Die eingeladenen Mitarbeiter fühlen sich in manchen Meetings fehl am Platz, weil sie nichts beitragen und auch keine für ihre Arbeit relevanten Informationen erhalten. Aus den Meetings nehmen sie nichts mit außer dem Gefühl, wertvoller Arbeitszeit „beraubt“ worden zu sein.

Reaktion – unkonzentrierte Teilnahme und Nebenbeschäftigung

Sie reagieren oft resigniert oder gar gereizt auf Einladungen. Sie fragen sich (zurecht), was mache ich hier und warum wurde ich eingeladen. Oft werden dann – als Notlösung, um die Arbeitszeit für das Unternehmen zu retten – parallel
🖥️anderweitige Arbeiten erledigt,
📧 E-Mails beantwortet oder
📃Dokumente gelesen,
die nichts mit dem Meeting zu tun haben. Das passiert auch in Vor-Ort-Meetings mehr oder weniger offen vor den Augen aller Anwesenden.

Projektarbeit vs Meetings und Tagesgeschäft

Vor einigen Jahren arbeitete ich als Angestellter der T-Systems MMS als Programm-Manager mehrerer Projekte für zwei international tätige deutsche Großkonzerne. Es ging um Projektaufgaben wie IT-Migration und Netztrennung sowie die Akquisition von Unternehmen und damit verbunden um Change-Prozesse und Unternehmens-Reorganisation. Ein Abteilungsleiter eines der Unternehmen, nennen wir ihn Dr. A., sagte mir: „Lieber Herr Fey, es ist sehr gut, dass Sie uns bei den dringend anstehenden Arbeiten helfen wollen. Sie werden leider feststellen müssen, dass wir hierfür kaum Kapazitäten haben. Alle Mitarbeiter sind mit dem Tagesgeschäft ausgelastet und haben viele, sehr viele Meetings und das jeden Tag und somit keine Zeit für Projektarbeit.“

Kommen Ihnen solche Aussagen bekannt vor? Mir schon!

„Ja, dann“, so meine etwas freche Antwort, „melden wir doch sofort zurück, dass das Programm fehlgeschlagen ist. Das spart viel Arbeit und die Zeit kann besser genutzt werden.“ Dr. A. lächelte mich an und sagte, „gute Antwort. Die Botschaft ist angekommen. Ein Abbruch des Programms ist keine Option. Wo fangen wir an, die richtigen Maßnahmen umzusetzen, um das Programm erfolgreich führen zu können.“ „Bei der Anzahl und Dauer der Meetings?“, fragte ich.

Was wir konkret in diesem Kontext getan haben, berichte ich morgen. Wenn Sie mögen, schreiben Sie uns, wie Sie zu Meetings stehen und was Sie bei der Durchführung von Meetings gerne fortführen oder ändern möchten. Vielen Dank für Ihr Engagement!