Gute Arbeit leisten – Ziele erreichen – Team unterstützen

In diesem Post werfen wir einen Blick auf die Dokumentation der Meetingergebnisse als Informationsbasis für laufende und – wichtig – kommende Projekte.

Protokolle – gemacht mit Hand und Verstand

Unternehmen sind gewachsene Organisationen. Es gibt bspw.

Hidden-Champions, deren besondere Bedeutung in keinem Org-Chart zu erkennen ist.
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die Aufgaben wie Analyse und Umsetzung jenseits aller Strukturbilder gemeinsam durchführen.
Vorgehensweisen, die sich im Alltag äußerst bewährt haben, die jedoch nirgends schriftlich fixiert sind.

Eine Person, die bereits länger im Unternehmen arbeitet, kennt diese oft verborgenen Informationen über das Unternehmen und die Mitarbeitenden. Sie verfügt über das implizite Wissen. Einer KI müsste dieses implizite Wissen erst antrainiert werden. Erst dann könnte die KI diese unternehmensspezifischen Eigenheiten (Selbstverständlichkeiten?) entsprechend wahrnehmen und berücksichtigen. Daher meinen wir, Protokolle sind schneller, präziser und sinnvoller geschrieben, wenn ein Mensch dies tut und andere Menschen diese Aussagen intelligent gegenlesen.

Protokolle können durch KI zu einem wichtigen Bestandteil des Wissensmanagements werden

Gleichzeitig ist KI sehr gut geeignet, aus der Vielzahl von (menschengeschriebenen) Protokollen eine gut sortierte Datenbank aufzubauen. Hiermit ist am besten ein Projektmanagement-Office im Unternehmen zu beauftragen, das die Regeln für diesen Aspekt des Wissensmanagements aufstellt, kommuniziert, wirksam einführt und überwacht.

Aktuelles Wissen allgemein zugänglich machen

Die Arbeit an Protokollen ist für das Unternehmen und das Team wichtig! Aus diesem Grund sollten berechtigte Mitarbeitende auch Zugriff darauf haben. Effektiv ist es daher, die Protokolle auf einem – kontrolliert zugänglichen – Speicherplatz abzulegen, einem sogenannten ShareDoc. Diese ShareDocs wurden mit Blick auf die Anforderungen von Teams durch viele Hersteller entwickelt. Sie helfen Teams dabei, Dokumente zugänglich zu machen, zu teilen, gemeinsam zu bearbeiten (oft auch gleichzeitig).

Richtig aufgesetzt, dienen sie durch eine gute Organisation und Systematik hervorragend dazu, Informationen schnell zu finden und systematisch geführt abzulegen. Teams optimieren auf diese Weise die Zusammenarbeit und Produktivität. Denn wie die Meeting-Durchführung, die Protokollerstellung dient auch die systematisierte allgemein zugängliche Ablage nur einen Zweck: Sie unterstützen das Unternehmen und das Team dabei, die gesetzten Unternehmens-Ziele zu erreichen. Und das Beste zum Schluss:

So auswertbar gespeichert, erfüllt jedes Protokoll einen Sinn und Zweck weit über die nächsten Projektschritte hinaus.

So gespeichert, wird die systematische Dokumentation von Meetingergebnissen eine wichtige und äußerst hilfreiche Informationsbasis für laufende und kommende Projekte!

Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Schreiben von Protokollen gemacht?

Im nächsten Post werden wir die Reihe über Meetings mit einer Übersicht über die 5 Regeln für erfolgreiche Meetings abschließen. Die Anleitung kann danach als PDF-Dokument kostenlos heruntergeladen werden.