Meeting-Teilnehmende passend auswählen …

… und auswählen lassen

In diesem Post geht es darum, Meetings mit den passenden Teilnehmenden zu besetzen und effizient durchzuführen.

Meetings verursachen Aufwände und Kosten und oft auch Frust. Vielleicht kennen Sie die rhetorischen Fragen, die oft nur im Stillen gestellt werden: Was mache ich hier bloß? Warum wurde ich eingeladen?

Teams wollen effizient arbeiten, das tun sie gern und zurecht bemühen sie sich stets, unnötigen Aufwand zu vermeiden. Um Kosten (für das Unternehmen) und Frust (von Teilnehmenden) zu vermeiden, nehmen auf Effizienz bedachte Meeting-Organisatoren die oben im Stillen geäußerten Fragen ernst: Was unternimmt Frau Y oder Herr Z aktiv im Meeting? Warum lade ich sie ein?

Die Antwort darauf richten sie nach den folgenden Punkten aus. Sie laden nur die Personen ein, die

aktiv Beiträge leisten,
aktiv zuhören, das heißt, im Meeting gegebene Informationen unmittelbar (vor)prüfen, um ggf. mit den Ergebnissen weiterzuarbeiten.

Alle übrigen Personen können die relevanten Informationen im Nachgang zum Meeting aus anderen Quellen, beispielsweise dem Protokoll, beziehen bzw. kurz persönlich informiert werden. Daher lautet die

Regel Nr. 3: Alle Teilnehmenden tragen aktiv vor oder prüfen diese Informationen bereits im Meeting

Bei einem personell so besetzten Meeting wird das Ergebnis einer Besprechung stets im passenden Verhältnis zum Aufwand stehen.

Was sind Ihre Erfahrungen mit Einladungen zu Meetings? Haben Sie sich in allen Meetings Notizen gemacht, weil die Informationen für Sie interessant waren? Haben Sie Fragen gestellt oder Anmerkungen zu den vorgetragenen Informationen gehabt?

Zu Regel Nr. 3 wird es morgen einen weiteren Post geben. Wir betrachten die Aufgabe der eingeladenen Person vor dem Meeting. Die Fragen des Meeting-Organisators gelten auch für die Teilnehmenden:
a) zum aktiven Beitrag,
b) zur Bewertung/Prüfung/Diskussion der vorgestellten Ideen.
Dazu morgen mehr.