… durch Protokollierung von Meetingergebnissen

In diesem Post geht es um das Schreiben von Protokollen zur Kommunikation von Meetingergebnissen und um die nächsten Schritte zur Ausführung der beschlossenen Maßnahmen.

Meetings sollen Zeitbedarf zur Zielerreichung senken – nicht wertvolle Arbeitszeit blockieren

Meetings verfolgen ein Ziel und haben den Zweck, die Vorgaben für das Team und die damit verbundenen Aufgaben effizient aufzuteilen. Sie dienen dem Team! Es geht um Klarheit und um Transparenz. Es ist logisch und nachvollziehbar, dass die Ergebnisse einsehbar festgehalten werden müssen, je kürzer und präziser desto besser! Meetingzeit ist wertvolle Arbeitszeit mehrerer Personen. Das knappe Gut Arbeitszeit wird durch kurze Protokolle geschont. Ein Protokoll, das man in 3 Minuten lesen kann ist – gleiche Aussagen vorausgesetzt – besser als eines für das man 6 Minuten braucht. Das gute Schreiben eines Protokolls kann daher viel kostbarbare Zeit – bei den Lesenden – sparen.

KI-Tools eignen sich nur bedingt zum Erstellen von Protokollen

KI-Tools versprechen nun, das Schreiben von Protokolle übernehmen zu können. Das ist sicherlich gut möglich, gleichzeitig bestehen Zweifel, ob das Ergebnis dann besser ist. Außerdem übernimmt der Moderator beim Meeting zusätzliche Aufgaben für die KI: Er „markiert“ im Verlauf der Aufzeichnung des Meeting-Gesprächs für die KI bestimmte Passagen, etwa eine Entscheidung, die von den Anwesenden getroffen wurde. Das kann während des Meetings ablenken und bei der Prüfung des durch die KI erstellten Protokolls zu Mehrarbeit führen. Darüber hinaus gibt es einen weiteren wichtigen Grund, der die KI-Leistung etwas schmälern dürfte, KI-Tools kennen die Organisation nicht so, wie die menschlichen Teilnehmer an einem Meeting. 

Es gibt implizites Wissen, das für die KI ohne gesonderte Trainingseinheiten nicht zur Verfügung stehen kann, über das allerdings der Moderator und der Protokollant eines Meetings im Bilde ist. Welche – vielleicht nicht explizit genannte – Person wird die Aufgabe übernehmen, welche Abteilung oder welches Team? Hier können drei präzise Zeilen, die in Kürze verfasst und ebenso schnell gelesen werden, mehr zur Klarheit über die Aufgabe und Transparenz über die Verantwortlichkeiten beitragen als der wortgetreue Mitschnitt und transkribierte Wortlaut eines ganzen Meetings auf mehreren Seiten.

KI als Tool für die Protokollierung der Protokolle

Gleichzeitig ist KI sehr gut geeignet, aus der Vielzahl von (menschengeschriebenen) Protokollen eine gut sortierte Datenbank aufzubauen. Hiermit ist ein Projektmanagement-Office im Unternehmen zu beauftragen – aber das ist ein anderes Thema und wird gesondert besprochen werden.

Schreiben Sie uns, was Sie an Meetings verändern möchten. Wir sind gespannt!

Im nächsten Post werden wir über die gut zugängliche Ablage der Meeting-Protokolle sprechen. Dort kann KI-Unterstützung zur Auswertung sehr hilfreich sein!