Klare Vorgaben für Meetings …

…. steigern die Teamzufriedenheit, verbessern die Resultate und sparen Zeit

In diesem Beitrag führen wir die Überlegungen zur besseren Durchführung von Meetings fort. Diese können dazu beitragen, die Zufriedenheit der Teilnehmer und damit des Teams zu erhöhen, die Resultate der Meetings zu verbessern und Zeit für andere Tätigkeiten zu schaffen.

Ein großes Programm …

Wir schildern diese Verbesserungen anhand eines Beispiels eines realen und mittlerweile abgeschlossenen Projektes. Es geht in dem Programm um Projektaufgaben wie IT-Migration und Netztrennung sowie die Akquisition von Unternehmen und damit verbunden um Change-Prozesse und Unternehmens-Reorganisation – alles im internationalen Umfeld. Der Abteilungsleiter Dr. A. hatte mir mitgeteilt, dass für diese Aufgaben keine Mitarbeitenden Zeit haben werden. Grund: Tagesgeschäft und viele Meetings (wie im vorherigen Beitrag ausgeführt).  

… keiner hat Zeit. – Also hören wir am besten sofort auf?

Meine etwas freche Antwort lautete: „Ja, dann melden wir der Geschäftsführung und den Sponsoren doch sofort zurück, dass das Programm fehlgeschlagen ist. Das spart viel Arbeit und die Zeit kann besser genutzt werden.“ Ich schaute Dr. A. freundlich nichtssagend an (manchmal kann ich das 😊). Dr. A. lächelte mich an und sagte: „Gute Antwort. Die Botschaft ist angekommen. Ein Abbruch des Programms ist keine Option.“ Nach einer kurzen Gedankenpause setzte er fort: „Wo fangen wir an, die richtigen Maßnahmen umzusetzen, um das Programm erfolgreich führen zu können?“ „Bei der Anzahl und Dauer der vielen, wenn nicht zu sagen überzahlreichen Meetings?“, fragte ich. Seine Antwort brachte er mit einem freudigen Seufzer hervor: „Vorschlag angenommen. Was werden wir tun?“

Vorgaben für Meetings

Nach meiner Beobachtung waren viele Meetings ganz ohne oder ohne eine aktualisierte Agenda angesetzt worden. Diese Erkenntnis führte zu einem ersten Schritt zur Verbesserung. „Was halten Sie davon, für die Durchführung von Meetings ein paar einfache Regeln aufzustellen? Diese können formale, zeitliche und sogar inhaltliche Aspekte betreffen. Die erste Maßnahme sollte sein, dass wir eine je aktuelle Agenda erbeten, die für jeden Termin anzugeben ist.“ Eine aktuelle Agenda hilft jedem geladenen Teilnehmenden zu erkennen, zu welchem Punkt sie oder er einen Beitrag leisten oder relevante Informationen erhalten kann. Auch ließe sich die Zeit für jeden Punkt von der einladenden Person schätzen und der Zeitansatz validiert werden. Also abgemacht:

Regel Nr. 1.: Alle Meetings haben eine aktuelle Agenda

Welche erfreulichen Resultate diese sehr kleine, aber klare Vorgabe in diesem Kontext zeitigte, und wie diese erste Maßnahme eingeführt wurde, berichte ich im nächsten Blog-Beitrag.

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